Důležité dokumenty pro certifikaci ISO 9001 jsou například příručka kvality, provozní řády či bezpečnostní postupy. Jejich připravenost přispívá k plynulejšímu průběhu certifikace.
Text som prepracoval tak, aby mal vlastnú štruktúru a konkrétnejší jazyk. Spresnil som aj zmienku o príručke kvality: ISO 9001:2015 ju ako samostatný dokument nevyžaduje. (Documented_Information.docx)
Jaké dokumenty připravit k certifikaci ISO 9001? Praktický přehled podle činnosti firmy
Začněte u zakázek, které skutečně realizujete. Objednávky, výkresy, skladová evidence nebo předávací protokoly pomáhají při auditu doložit, jak firma plní požadavky zákazníků a kontroluje kvalitu své práce.
Příprava na certifikaci proto začíná přehledem podkladů, které už používáte. Audítora zajímá jejich obsah, návaznost na skutečný provoz a to, zda podle nich příslušní pracovníci dokážou postupovat.
Konkrétní rozsah dokumentace závisí na činnosti, velikosti a složitosti firmy. Níže najdete příklady podkladů pro audit, nikoli seznam povinných formulářů pro každou společnost.
Obchod a sklad: od přijetí objednávky po expedici
U obchodní společnosti se skladem lze fungování systému kvality dobře ukázat na průběhu jedné dodávky. Co si zákazník objednal? Jak jste zkontrolovali přijaté zboží? A jak ověřujete, že odchází správná zásilka?
| Co si připravit | Co pomáhá při auditu doložit |
|---|---|
| Poptávky, nabídky, objednávky a smlouvy | Jak zjišťujete a potvrzujete požadavky na zboží, množství a termín dodání. |
| Nákupní objednávky a hodnocení dodavatelů | Podle čeho dodavatele vybíráte a jak sledujete jejich spolehlivost. |
| Příjemky a záznamy o kontrole dodávek | Jak ověřujete, že dorazilo správné a nepoškozené zboží. |
| Skladovou evidenci a označení zboží | Jak udržujete přehled o zásobách a předcházíte záměnám. |
| Záznamy o skladovacích podmínkách, pokud jsou potřebné | Jak hlídáte například teplotu, vlhkost nebo dobu použitelnosti. |
| Výdejky, dodací listy a potvrzení o převzetí | Jak kontrolujete expedici a dokládáte dodání zákazníkovi. |
| Reklamace a záznamy o neshodném zboží | Jak řešíte nedostatky a přijímáte opatření proti jejich opakování. |
Praktická příprava: Vyberte dokončenou objednávku a ověřte, zda k ní dohledáte související nákup, příjem zboží, pohyb ve skladu a doklad o dodání.
Strojírenská výroba: propojení výkresu, materiálu a kontroly
Ve výrobě je podstatné doložit, že pracovníci znají požadavky na výrobek, mají správné podklady a ověřují výsledek své práce.
| Co si připravit | Co pomáhá při auditu doložit |
|---|---|
| Objednávky a technické požadavky zákazníka | Jak určujete požadované vlastnosti výrobku a posuzujete možnost zakázku splnit. |
| Aktuální výkresy a evidenci jejich změn | Jak se správná verze dokumentace dostane na příslušné pracoviště. |
| Výrobní zakázky, technologické a pracovní postupy | Jak plánujete výrobu a stanovujete podmínky jednotlivých operací. |
| Doklady k materiálu, pokud jsou požadovány | Jak prokazujete požadované vlastnosti materiálu a případně jeho dohledatelnost. |
| Výsledky vstupních, mezioperačních a výstupních kontrol | Jak ověřujete splnění stanovených požadavků. |
| Evidenci měřidel a příslušné doklady o jejich způsobilosti | Jak zajišťujete důvěryhodné výsledky měření, včetně kalibrace nebo ověření tam, kde jsou potřebné. |
| Podklady k údržbě a odborné způsobilosti pracovníků | Jak zajišťujete vhodný stav zařízení a způsobilost lidí pro přidělenou práci. |
| Záznamy o neshodných výrobcích, opravách a reklamacích | Jak rozhodujete o dalším použití výrobků a řešíte příčiny zjištěných problémů. |
Pokud firma zajišťuje také vlastní návrh a vývoj, připravte podklady k zadání, přezkoumání, ověřování, validaci a změnám návrhu podle povahy výrobku. U svařování a dalších procesů, jejichž výsledek nelze plně ověřit následnou kontrolou, mohou být relevantní také doklady o způsobilosti procesů, zařízení a pracovníků.
Praktická příprava: U vybraného výrobku propojte objednávku, platný výkres, použitý materiál, výrobní operace a výsledek závěrečné kontroly.
Stavebnictví: průkazný průběh realizace a předání díla
U stavební nebo montážní firmy se podklady zpravidla vztahují ke konkrétní stavbě. Měly by umožnit dohledat dohodnutý rozsah prací, změny během realizace i výsledky provedených kontrol.
| Co si připravit | Co pomáhá při auditu doložit |
|---|---|
| Smlouvy o dílo, objednávky a odsouhlasené rozpočty | Jaké práce, termíny a požadavky na kvalitu byly sjednány. |
| Projektovou dokumentaci a schválené změny | Podle jakých podkladů se pracuje a jak se předávají změny. |
| Harmonogramy a technologické nebo pracovní postupy | Jak koordinujete práce a zajišťujete jejich správné provedení. |
| Stavební deník, pokud se vede, a zápisy z kontrolních dnů | Jak zaznamenáváte průběh realizace, rozhodnutí a uložené úkoly. |
| Dodací listy a příslušné doklady ke stavebním výrobkům | Jak ověřujete vhodnost a požadované vlastnosti použitých výrobků a materiálů. |
| Hodnocení subdodavatelů a záznamy o převzetí jejich prací | Jak řídíte kvalitu činností zajišťovaných externě. |
| Záznamy o kontrolách, zkouškách a zakrývaných pracích | Jak ověřujete kvalitu před navazujícími etapami stavby. |
| Předávací protokoly a evidenci vad a nedodělků | Jak dokládáte předání díla a odstranění zjištěných nedostatků. |
Podle charakteru prací mohou být potřebné také doklady o odborné způsobilosti, způsobilosti měřidel nebo příslušných revizích a zkouškách.
Praktická příprava: Vyberte jednu realizovanou stavbu a projděte její dokumentaci od uzavření smlouvy až po předání. Zkontrolujte zejména dohledatelnost změn, provedených kontrol a odstranění vad.
Podklady k řízení kvality, které se týkají všech oborů
Vedle dokumentace zakázek se při auditu posuzuje také fungování systému managementu kvality. Připravte si zejména:
-
Rozsah systému a přehled procesů – jaké činnosti systém zahrnuje a jak spolu souvisejí.
-
Politiku a cíle kvality – co chce firma v oblasti kvality dosáhnout a jak vyhodnocuje výsledky.
-
Vymezení odpovědností a pravomocí – kdo jednotlivé činnosti řídí, provádí a kontroluje.
-
Podklady k rizikům, příležitostem a přijatým opatřením – jak firma zohledňuje okolnosti, které mohou ovlivnit její výsledky. Samostatný formulář nazvaný „registr rizik“ není předepsán.
-
Doklady o způsobilosti pracovníků – například záznamy o vzdělání, praxi, zaškolení nebo ověření potřebných dovedností.
-
Výsledky sledování spokojenosti zákazníků a hodnocení dodavatelů.
-
Záznamy z interních auditů včetně jejich výsledků.
-
Záznamy z přezkoumání systému vedením včetně přijatých rozhodnutí.
-
Záznamy o neshodách a nápravných opatřeních, pokud se vyskytly.
Potřebujete příručku kvality a vytištěné šanony?
ISO 9001:2015 nevyžaduje samostatnou příručku kvality ani jednotnou podobu dokumentace. Pokud příručku používáte a pomáhá vám přehledně popsat systém, může být užitečnou součástí firemních podkladů.
Dokumenty a záznamy můžete vést v informačním systému, sdíleném úložišti i na papíře. Podstatné je, aby pracovníci měli k dispozici správné a aktuální informace a aby byly záznamy přiměřeně chráněny a dohledatelné.
Co zkontrolovat před příchodem auditora?
U vybrané zakázky si projděte tři otázky:
-
Dokážeme doložit, co zákazník požadoval?
-
Je dohledatelné, jak jsme zakázku realizovali a kontrolovali?
-
Máme zachyceno, jak jsme vyřešili případné nedostatky?
Taková kontrola vám pomůže odhalit chybějící návaznosti mezi dokumenty i nejasnosti v odpovědnostech. Při auditu pak snáze předložíte podklady, které odpovídají skutečnému fungování firmy.
Certifikace ISO 9001 s TSÜ CZ
Plánujete certifikaci své společnosti? Sdělte nám, čím se zabýváte, kolik pracovníků bude do certifikace zahrnuto a na kolika provozovnách působíte. TSÜ CZ vám připraví cenovou nabídku a vysvětlí průběh certifikačního auditu.