Certifikace systémů managementu probíhá v následujících etapách:


1. Přijetí žádosti na certifikaci a její přezkoumání
2. Certifikační audit - první a druhý stupeň auditu;
3. Vyhodnocení certifikačního auditu
4. Kontrolní audit - prozkoumání manažerského systému klienta jednou ročně mezi recertifikačními audity,
5. Recertifikační audit - potvrzení pokračující shody a efektivnosti manažerského systému klienta jednou za tři roky.

Certifikační autorita TSÜ, a. s. v případě potřeby ze strany klienta vede s klientem před sjednáním zakázky informativní rozhovor, při kterém mohou být projednány následující body:

  • základní předpoklady pro certifikaci,
  • cíl a účel certifikace,
  • průběh certifikačního řízení,
  • normový základ, stupeň prokazatelnosti, oblast platnosti,
  • návrhy termínů,
  • předpokládané náklady.


1. Přijetí žádosti na certifikaci (vstupního dotazníku) a její přezkoumání

Vyplněný vstupní dotazník (žádost o certifikaci) klient zasílá certifikační autoritě TSÜ, a. s. Tento dotazník slouží k předběžnému posouzení, zda manažerský systém klienta splňuje základní předpoklady pro certifikační audit. Zároveň je stanovena oblast platnosti a stupeň prokazatelnosti dohodnuté normy. Kromě toho určí klient zástupce svého vedení jako kontaktní osobu odpovědnou za průběh certifikace a také představitele managementu. Certifikační autorita TSÜ, a. s. informuje klienta o výsledcích předběžného přezkoumání žádosti (vstupního dotazníku) a o jménech předpokládaných auditorů. Pravidla o nepřípustnosti poradenské činnosti ze strany auditorů jsou zásadně dodržována. Klient má právo kteréhokoliv jmenovaného auditora odmítnout a certifikační autorita TSÜ, a. s. navrhne dalších auditorů.

 

2. Certifikační audit - první a druhý stupeň auditu 

Certifikační audit se provádí ve dvou stupních (1. a 2. stupeň). Na začátku této etapy klient obdrží jím odsouhlasený plán auditu.

 

2.1 První stupeň certifikačního auditu 

Cílem 1. stupně certifikačního auditu je stanovit stupeň připravenosti manažerského systému klienta na certifikaci. Hlavním účelem prvního stupně auditu je přezkoumání zdokumentovaných informací. V této fázi auditoři zkoumají:

  • používané zdokumentované informace manažerského systému,
  • chápání požadavků normy s ohledem na klíčové procesy, významné aspekty a cíle manažerského systému,
  • informace týkající se rozsahu manažerského systému z hlediska velikosti sídla klienta, složitosti procesů, působení právních aspektů a souvisejících rizik,
  • existenci určených významných aspektů, registru právních a jiných požadavků, relevantnost údajů ve vstupním dotazníku- žádosti o certifikaci,
  • připravenost klienta na druhý stupeň auditu manažerského systému.

 

2.2 Druhý stupeň certifikačního auditu 

Cílem certifikačního auditu 2. stupně je zhodnotit zavedení manažerského systému klienta včetně jeho efektivnosti. Provádí se vždy na místě u klienta. Pokud musí být při auditu manažerského systému řešeny zvlášť specifické odborné problémy, které tým auditorů neumí posoudit, se souhlasem klienta je pozván technický expert.

Auditoři a případně techničtí experti kontrolují:

  • informace a důkazy o shodě se všemi požadavky příslušné normy manažerského systému nebo s ostatními normativními dokumenty,
  • monitorování a měření výkonnosti, podání zprávy a přezkoumání v porovnání se záměry a cíli klíčových činností,
  • činnost a schopnost manažerského systému klienta naplnit zákonné, regulační a smluvní požadavky,
  • činnosti procesů klienta,
  • interní audity a přezkoumání managementem,
  • odpovědnost managementu za politiky klienta.

 

3. Vyhodnocení certifikačního auditu

Vedoucí certifikační autority TSÜ, a.s. na základě výsledků zjištění z auditu, které se nacházejí ve Správě z auditu, rozhoduje udělení nebo neudělení certifikátu. Klientovi je zasláno jedno vyhotovení Zprávy z auditu. Současně je vyzván, aby vyjádřil své připomínky k této zprávě a popsal opatření, která podnikl nebo hodlá podniknout k případným zjištěním.
Doba platnosti certifikátu je tři roky, pokud nedojde k jeho pozdějšího pozastavení nebo odebrání. Před uplynutím doby platnosti se provádí recertifikační audit pro prodloužení platnosti certifikátu o další tři roky.

 

4. Kontrolní audit

Kontrolním auditem se přezkoumává funkčnost manažerského systému a probíhá v době platnosti certifikátu nejpozději do roku v příslušném kalendářním roce. V rámci dozorových auditů jsou auditory vždy kontrolovány:

  • interní audity a přezkoumání managementem prováděny klientem,
  • přezkoumání činností přijatých vzhledem k neshody zjištěné při předchozím auditu,
  • vyřizování stížností zákazníků a sdělení od externích zainteresovaných stran,
  • efektivita systému managementu klienta s ohledem na dosahování cílů,
  • pokrok při dosahování trvalého zlepšování manažerského systému,
  • prozkoumávání jakýchkoliv změn manažerského systému,
  • pokračování provozních kontrol,
  • používání certifikátu a certifikační značky a odkazů na certifikaci TSÜ, a.s. klientům.

Mimořádný audit může být proveden mezi řádnými dozorovými audity při zjištění, že certifikovaný klient nedodržuje podmínky, za kterých mu byl certifikát vydán, nebo jako důsledek podané stížnosti na certifikovaný subjekt nebo v případech, kdy nastanou významné změny v organizaci, postupech nebo činnostech certifikovaného subjektu, které učiní vydaný certifikát nevypovídající, nebo jako následek pozastavení certifikace, případně pokud dojde ke změnám v požadavcích na certifikaci.


5. Recertifikační audit 

Recertifikační audit manažerského systému se provádí před skončením platnosti certifikátu tak, aby platnost nového certifikátu navazovala na předchozí. Při recertifikačním auditu je náhodným výběrem kontrolována účinnost celého manažerského systému a to:

  • efektivita manažerského systému s ohledem na interní a externí změny a aplikovatelnost rozsahu certifikace;
  • prokázání závazku managementu udržovat efektivnost a zlepšování manažerského systému s cílem zvýšení jeho výkonnosti;
  • efektivita manažerského systému vzhledem k dosahování cílů certifikovaného klienta a zamýšlené výsledky příslušného systému/systémů managementu;
  • přezkoumání manažerského systému náhodným výběrem ve všech požadavcích normy.